Project的Kick-Off Meeting 到底要如何進行？

[hugochen]

大家好！

想起問大家在公司內部或客戶那　如何成功的舉行專案的Kick-Off Meeting (專案啟動會議)
尤其是到底要如何進行？(列如AGENDA和要注意的事項)
再來如何去確定是一個成功的Meeting?

謝謝大家

[davidkuo]

hello!!

Kick-Off Meeting(專案啟動會議)在專案進行時是一件很重要的事件！
在個人的經驗裡 kick-off Meeting 舉行的"好或壞"會影響整個專案在執行階段時的"順暢度"！
通常我在客戶那所舉行的kick-off meeting 如果沒看到project sponsor和長官們出席來精神喊話或來點愛的鼓勵，通常就代表很有可能當專案遇到問題時需要上層決策會找不到人或support! (有同感嘛?)

所以要如何確保kick-off meeting能做的"好" (==>好是代表有完成kick meeting的objective和達到效果)
專案經理 project sponsor和project management team要瞭解以下相關kick-off meeting 的事項

1. 目的
     

• Kick-Off meeting 是為了和關鍵專案關係人(key stakeholder)來一起review和clarify專案的project charter & project plan
•    
• review & clarify 是為了把專案的scope, schedule, budget, risk 和專案的進行方面更清楚用面對面的方是來溝通和確實大家有同一的認知

   
2. 方式
   

• kick 可以是以一個正式的presentation方式或以workshop(大家以起參於以互動式來進行)!
• 不管採用的進行方式 最重要的是要和所有的關鍵專案關係人(key stakeholder)來一起參於！note: 一定最好要請:客戶 專案贊助人(project sponsor)

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[Shihwei]

另外我會建議把專案不作(Exception, Not in Scope)的部份, 也在 Meeting 上說明,
可以避免未來用戶需求不斷增加.

也可以在會議上跟老闆们確認 Resource, 換句話說就是要人, 讓這些老闆適時
調整 Team Memeber 的 Daily Job, 否則未來你在招集專案人員作事時, 會遇到
一些麻煩.

最後建議你如果做的是中大型的專案, 還要確認下次開會時間 ( Steering Committee
meeting by monthly, weekly review), 會議結束後, 馬上把 Meeting Invitation 發出去,
否則大老闆都很忙, 下次要 '橋' 出一個大家都有空的時間真的很不容易.

希望能對你有些幫助, 如果你還有其他問題, 可以把你的 Agenda 貼上來, 我可
以給你一些建議.

[hahajust]

Dear All,

David has given a very precise answer.  In general, Kick-Off meeting is a chance for all stakeholders to meet to review project risks and communication managment plan etc.  It happens at the end of the Planning process group.

How do you know if you have a successful Kick-Off meeting? 
==> Ask yourself, do all the key stakeholder attend this meeting?  Does each stakeholder have a chance to know each other and know the details of the project?

Sincerely,

Justice Liao

[davidkuo]

Ask yourself, do all the key stakeholder attend this meeting?  Does each stakeholder have a chance to know each other and know the details of the project?

謝謝Justice 你的認同! 同時你也提出一個大家要問的問題 哪就是"到底大家來參加會議有更瞭解專案嗎"?
往往有人可能會認為這是一個大家來拍拍手的會議(因為我第一次被老闆叫去參加就也這重錯誤的想法! 我真還以為MEETING完會去大吃大喝) 但這個會議如果沒又達到真的目的 接下來專案很有可能會碰到可以事先避免的挑戰!

DAVID