活動的一開始該如何規劃？

[winny]

耕慧的老師們，你們好~~

我在學校社團差不多三年了，由我們自己主辦的表演約有五場左右
雖然目前要舉辦一個活動已經不是什麼問題
但每次總覺得在舉辦活動的過程中，常常會遇到一些狀況
而這些問題通常都是瑣碎但又必要處理，容易被忽略又不會花很多時間處理的
雖然是這樣，但只要這些問題一多，就會吃掉我們很多時間
而當我們愈接近表演又是最需要時間的

在我們準備活動的過程中，是不是有什麼樣的動作可以減少我們發生像這樣的狀況
我希望我們在辦活動與傳承學弟妹時，可以減少這種情形的發生~~

[Shihwei]

你好,

我想給你幾個建議

1. 每次的活動, 記得都有活動計劃, 記錄 或是一些資料文件.
2. 辦相類似的活動時, 可以把歷史記錄拿出來參考一次.
3. 把至少 80% 的 Team member 找來將要處理的事記錄下來,
    可將活動作一次沙盤推演.
4. 對於重要的活動, 要放至少多放 15% 的時間, 並且分析可能
   遇到的風險, 建立風險管理及應變計劃

希望對你有所幫助

[davidkuo]

Dear Winny

妳好! 看到你提出的情況就讓我想到那時當我在大學搞社團所發生的狀況實在很相識!
在你的POST你有提到"但每次總覺得在舉辦活動的過程中，常常會遇到一些狀況...."

針對目前你已經進行的活動只能做危機處理和把傷害降到最低。因為當出在估算活動所需要的時間和預算可能都沒有那些突發狀況納入考量
，所以現在能做的就是協助你的學第和學妹在未來當他們在規劃時可以有機會參考你們為他們準備的活動檢討相關文件。

活動檢討相關文件這就是我們在專案結案前會做的LESSON LEARN文件! 在活動檢討相關文件我們會以"如果我有機會再從一次或從新開始 哪些事是我們特別會去注意的或換個方式去完成"的心態為出發點! 這些資訊是非常寶貴的因為它對下一次的活動或專案規劃是有很大的幫助。因為LESSON LEARN是可以協助在活動還沒執行前就先知道可能會發生的事可以先避免和先做相關的禦防的活動，所以當在執行階段時就不會覺得自己一直在救火!

希望能幫助你!!

DAVID